Las 4 herramientas digitales para un control de costes agrícolas exhaustivo

Muchos gerentes de empresas agrícolas suelen preguntarnos qué herramienta es la más útil para tener los números bajo control y dejar de avanzar a ciegas. Veamos qué opciones hay y cuáles se adaptan mejor a tu empresa.

Un control de costes exhaustivo, más allá del margen de beneficio a final de año, nos aportará mucha información. Esta información nos permitirá valorar qué gastos no son necesarios y centrarnos en los que sí lo son; tomar decisiones de cara a las próximas campañas en base a números reales y, sobre todo, tener una fotografía clara de nuestra empresa para plantear inversiones o presupuestos.

¿Cuales son las herramientas digitales en el sector agrícola?

Control de costes con hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son una opción accesible para cualquier empresario. La más conocida es Excel, pero también existen otras aplicaciones gratuitas.

Si te manejas bien con las fórmulas podrás crear tablas personalizadas con las que visualizar fácilmente la información. Y para aquellos que están un poco perdidos hay multitud de plantillas disponibles para introducir y manejar toda clase de datos.

Pero por mucho que adaptes la plantilla a tu empresa, pueden surgir errores si intentas introducir modificaciones. Además, las hojas de cálculo no suelen integrarse fácilmente con otros procesos de la empresa. Así que, lo que a priori parece una herramienta económica, supone una inversión importante en horas para controlar si funciona correctamente.

Por ello en empresas agrícolas en las que se manejan gran número de datos específicos se recomienda pasar a una herramienta más sofisticada y adaptada al sector, no tan manual.

Programas de contabilidad

Los programas de contabilidad son hojas de cálculo más complejas que muestran la información de la empresa desde una perspectiva contable. 

Hay muchas opciones en el mercado, gratuitas y de pago. Son realmente útiles, especialmente para presentar informes, pero vemos limitaciones si queremos conocer un mayor volumen de datos y extraer información, como por ejemplo, el coste de la uva o la amortización de la maquinaria. 

De hecho hoy en día los programas de contabilidad están desapareciendo para dar paso a software más completos como los ERP.

ERP para un exhaustivo control de costes

Se suele creer que un programa de contabilidad es lo mismo que un ERP, y no es así. Con un software ERP no sólo gestionamos la contabilidad, también integra funcionalidades de varios departamentos de la empresa mediante módulos.

Por ejemplo: facturación, nóminas, control de inventario, pagos e ingresos, creación de presupuestos y facturas, relación con los clientes, etc. Todo ello se gestiona desde una única base de datos o aplicación, por lo que el margen de error es menor. 

Pero un negocio agrícola cuenta con una serie de particularidades que los programas de gestión empresarial genéricos no cubren. La solución pasa por personalizar la herramienta en función de lo que necesita la empresa. Esto encarece la contratación y alarga la implementación. 

Software de gestión agrícola

Con un software de gestión agrícola conocerás los costes exactos de cada actividad sin tener que esperar al final de campaña para contar con la información. Podrás consultar los históricos de actividades y tomar decisiones rápidas en cualquier momento para reducir gastos innecesarios y mejorar la rentabilidad de un cultivo o parcela en concreto.

Otro beneficio del software de gestión agrícola es que está pensado para trabajar desde el campo y con todos las especificaciones que el sector agrícola necesita: calcular datos por hectáreas, por árboles, rendimientos según operaciones hechas en un cultivo u otro…

El cálculo de costes y de ingresos suele ser automático por lo que así te aseguras de no añadir más carga de trabajo al departamento de administración.

¿Cuál elegir entre todos los disponibles?

Muchos gerentes dudan sobre el uso de un software de gestión agrícola porque temen no rentabilizarlo. Rentabilizarlo no será problema si se escoge el más adecuado para el tipo de empresa: que se adapte a la empresa, que tenga una fácil implementación y que todos los departamentos se sientan cómodos trabajando con él. Por eso te recomendamos que contrates un programa de fácil manejo para ti y el resto de tu equipo. Te ayudará si puedes probarlo de forma gratuita.

Agroptima es un software de gestión agrícola que te permite probarlo gratuitamente durante 15 días. No es una versión de prueba, es la cuenta que utilizarás si finalmente decides contratar. 

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